Gå til hovedtekst

Tips til utlysning av anbud

På årets evalueringskonferanse i september kom det frem mange gode innspill til selve anbudsprosessen – når en evaluering skal kjøpes inn fra eksterne utførere.

I to dager var bestillere og utførere av evalueringer samlet på evalueringskonferansen på Gardermoen for å høre på spennende foredrag og diskutere utfordringer i evalueringsfaget. En av utfordringene som ble diskutert var anbudsprosessen. Flere utførere av evalueringer kom med sine hjertesukk og ønsker. I lys av de tema som opptok flere gir vi her tre tips til bestillere av evalueringer.

 

1. Velg konkurranse med forhandlinger

Anskaffelser av evalueringer bør gjøres med forhandlinger. Forhandlinger gir mulighet til å møte utfører og diskutere innretningen på evalueringen, og oppklare eventuelle misforståelser om oppdragsbeskrivelsen.  Men det er viktig å behandle alle tilbydere likt. Det innebærer bl.a. at alle får samme informasjon og mulighet til å inngi et revidert tilbud.

2. Bruk av referansegrupper underveis

Oppdragsgiver kan benytte seg av referansegrupper, for eksempel når bestillingen krever tverrfaglig kompetanse eller spisskompetanse innen et fagfelt. En slik gruppe skal gi råd til oppdragsgiver og kan bestå av interne eller eksterne. En referansegruppe kan for eksempel bidra i utformingen av mandat, kvalitetssikre utkast til rapport, og kanskje også som diskusjonspartner underveis i arbeidet.

3. Velg riktig detaljeringsnivå

Å velge riktig detaljeringsnivå i oppdragsbeskrivelsen som legges ut på anbud er utfordrende. Det viktigste fra bestillers synspunkt er å få svar på de problemstillinger som ønskes belyst, men det er ikke sikkert det er hensiktsmessig å for eksempel spesifisere hva slags metode utfører skal benytte. Stort sett er det høyt kompetente fagpersoner som leverer inn tilbud, og det kan derfor være lurt å åpne opp for at fagmiljø komme med løsningsforslag. Et unntak fra dette tipset, som ble eksemplifisert på konferansen, er når det er viktig for bestiller å sammenligne evalueringsresultatene med andre undersøkelser. Da er det viktig at det metodiske grunnlaget er godt konkretisert.

Direktoratet for økonomistyring, Pb 7154 St. Olavs plass, 0130 Oslo | E-post: evaluering@dfo.no | Personvernerklæring (Privacy policy)