Gå til hovedtekst

Dialogbasert anskaffelse – til nytte for oppdragsgiver og evaluator?

14. september arrangerte Evalueringsforeningen og EVA-forum et felles "gå-hjem-møte". Møtet var en oppfølging av fagmøtet 17. mars om anskaffelser og nytt regelverk. På overnevnte møte ble to eksempler på hvordan man kan styrke konkurransegrunnlaget for en anskaffelse ved å ha dialog med forskere og konsulenter i forkant presentert.

Gode erfaringer med å holde individuelle møter med tilbydere

Utredningsleder Ida Hjelde i IMDi holdt inlegget "Erfaringer fra dialog med forskere før kunngjøring av konkurranse. Hvilke muligheter ga det for å utnytte kompetansen hos innkjøper og tilbydere?" og FOU-rådgiver Anna-Marie Hatlestad i Møre og Romsdal Fylkeskommune presenterte i sitt innlegg "Dialogprosessen i en konkret anskaffelse – hvordan bidro det til at innkjøpet avklarte våre behov og ga forslag til bedre løsninger?" Begge hadde valgt individuelle møter i stedet for dialogkonferanse og var fornøyd med det.

Noen av tipsene de delte basert på egne erfaringer var:

  • Difi har god veiledning for dialogbasert anskaffelse på sine nettsider. Vær oppmerksom på at noen av rådene kan oppfattes som krav – men en telefon til Difi ga fin avklaring og ytterligere tips til arbeidet.
  • Dialogmøter bidro i begge eksemplene til en bedre forståelse av metodeutfordringer, realisme mht rammer og tidsfrister og til en bedre forståelse av hva som var de viktigste informasjonsbehovene. Tid brukt i denne fasen ble sannsynligvis spart inn i senere faser.  
  • Informer om at du ikke vil bruke ideer fra tilbyder direkte i oppdragsutformingen – så åpenheten i møtet blir god. Hensikten er at både oppdragsgiver og utfører skal få en bedre forståelse av hva som er viktigst å finne ut av og hva som er realistisk å få til.  
  • Tilbakemelding fra tilbyder har også vært god. Møtene opplevdes som nyttig for begge parter. I begge tilfeller var det kun et utvalg av dem som hadde deltatt på forhåndsmøter som leverte tilbud.
  • Tilbud om forhåndskonferanse ble lagt ut på Doffin for begge oppdrag.
  • Denne typen møter i forkant kan redusere behovet for å holde forhandlinger i etterkant.

Utvikling av evalueringskompetanse hos innkjøper: Noe mer enn bestillerkompetanse?

Spesialrådgiver Jon Holm i Forskningsrådet diskuterte idealmodellen for en evalueringsprosess vs vanlige utfordringer de opplever og viste hvordan Forskningsrådets evalueringspolicy skal bidra til å styrke kunnskapsgrunnlaget. Holm var opptatt av hvordan bestiller og utfører bør samarbeide for å få nyttige evalueringer. Behovsavklaring er sentralt. Videre er det viktig å vurdere nytte før igangsetting av evaluering. Hvem skal bruke resultatene? Er brukerne interessert i endringer? Planlagte evalueringer skal behandles av et sentralt organ i NFR, og det lages et erfaringsnotat. Holm presiserte at det er viktig å tenke evalueringsdesign i løpet av hele prosessen, også før oppstart. Underveis må man avveie: Dialog vs. effektivitet i anskaffelsen. Etter anskaffelsen: Det er viktig å ha tett dialog med tilbyder, og en del av dette er kvalitetssikring av leveransen også fra innkjøper. Ved kunngjøring er det viktig å tydeliggjøre kunnskapsgrunnlaget og datatilfanget. Metode som spesifiseres av oppdragsgiver bør være forslag og ikke fasit. Ofte får man gode innspill fra tilbydere hvis det åpnes for det.   

EVA-forums medlemmer har tilgang til presentasjonene på forumsidene: (se siste publiserte dokumenter)

Direktoratet for økonomistyring, Pb 7154 St. Olavs plass, 0130 Oslo | E-post: evaluering@dfo.no | Personvernerklæring (Privacy policy)